Cómo organizar tus archivos de manera eficaz

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Hoy, Mamitechs, no quiero hablaros de ninguna app ni de ningún gadget. El otro día estuve charlando con unas amigas y una de ellas me preguntó “¿cómo haces para trabajar con tantos dispositivos y no volverte loca?” Así que voy a escribir este post en honor a ella y a otras que empezáis a manejar mucho material con diferentes soportes, ¿os habéis dado cuenta de lo fácil que es guardar algo en un sitio y no volver verlo?

Pensar cómo organizar tus archivos ahorra tiempo

La llegada de la nube ha supuesto un alivio en este sentido. Ahora bien, poca gente tiene espacio liimitado, mientras que a muchas nos cuesta hacerlo, por cuestiones de seguridad, aunque hay muchas herramientas de ciberseguridad que nos ayudan mucho con eso. Por ello, este recurso per se es insuficiente.

Guarda las fotos de los niños en un disco duro o encriptadas

Otras de las muchas diferencias entre nuestras infancias y la de nuestros hijos es la cantidad de fotos o vídeos que tenemos de ellos. Mientras yo no tengo más de 10 fotos de cuando era pequeña, los niños de mi familia tienen enormes cantidades. La mayoría de las imágenes se toman con el teléfono, por lo que se guardan automáticamente en la nube.

Sin embargo, se trata de un material muy sensible como para tenerlo sin ningún tipo de seguridad añadida. Por ello, recomiendo volcar el contenido en un disco duro externo dedicado en exclusiva al mismo, o bien, encriptarlo. La primera opción es muy  práctica para quienes no estéis muy duchas en el tema, -por supuesto en este caso lo ideal es deshabilitar la subida automática de fotos-.

Etiqueta los archivos con eficiencia y precisión

Tal vez este es uno de los aspectos a los que prestamos menos atención, a pesar de los increíbles ventajas que obtendremos si le dedicamos unos segundos. Al principio, cuesta, pero después te saldrá de manera adecuada. Las dos o tres primeras palabras son muy importantes, ya que son lo primero que vemos. Así, en estas tienes que concentrar la mayor cantidad de información, pero siendo muy específica y evitando incluso las preposciones. Por ejemplo, imagina que tienes un folder que se llama “vacaciones Madrid 2018“.

Aunque esta etiqueta es genial, tienes que aplicar los mismos criterios en los documentos, porque si guardas uno llamado “cuentas” y quieres encontrarlo rápidamente, ¿imaginas la cantidad de elementos coincidentes que tendrías en los resultados de la búsqueda? Para evitar esas ambigüedades puedes usar un sistema de abreviaturas tipo “cuentas vacasmadr17″, ¿te parece excesivo? Pruébalo y verás la cantidad de tiempo que ahorras a la larga. Si necesitas ayuda para ello, no te preocupes, pronto hablaremos de apps para organizar documentos que te ayudarán con este tema

Separa el trabajo y la vida privada

Esto es muy útil para quienes trabajamos a diario con archivos digitales. Hay quien directamente se decide por tener dos dispositivos diferentes. En mi caso, esto es imposible, ya que mi vida privada a veces se funde con la profesional. Por ello, tengo una carpeta para asuntos estrictamente profesionales, otra para los privados y otra a la que llamo “experiencias”, para los ambivalentes. Esta estrategia ha agilizado mucho mis búsquedas.

Back ups y limpiezas trimestrales

¿Recuerdas la mítica escena de Sexo en Nueva York en la que Carrie pierde toda su información? Como Aidan le recuerda, hacer copias de seguridad es fundamental. Pero también es bueno dar un paso más allá. No te limites a duplicar lo que tienes sin más. Por muy cuidadosas que seamos, las prisas, los despistes… nos hacen que guardemos un archivo en un lugar que no corresponde.
Además, las descartas siempre traen aparejados archivos basura, por lo que lo más aconsejable es dedicarle un tiempo a limpiar y revisar tus archivos cada cierto tiempo. A mí me gusta compararlo con la limpieza de armarios que nos toca hacer con los cambios estacionales: sacar lo que ya no usas, recolocar lo que se ha colado en un cajón indebido, poner en primer plano lo más necesario y proteger bien lo menos imprescindible. Igualito, ¿no?
Con cierta disciplina, alcanzarás un orden que te simplificará mucho el trabajo. Además, evitarás perder contenido relevante, al tiempo que te deshaces de lo que ralentiza tus herramientas.  Quizá no te apetezca hacerlo ahora, en verano, en plenas vacaciones, pero mi experiencia me dice que esta tranquilidad es la mejor para empezar a usar este sistema.

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